O DFT na vanguarda do planejamento da nova burocracia federal no Brasil

O Dimensionamento da Força de Trabalho (DFT) é uma ferramenta de planejamento que busca definir dentro das organizações as necessidades de pessoal em termos quantitativos e qualitativos para a execução de determinado trabalho, subsidiando políticas de gestão de pessoas com evidências sobre o ambiente de trabalho e as equipes envolvidas.

Não se trata apenas de calcular quantos servidores são necessários para ocupar vagas devido a aposentadorias ou evasões, mas de avaliar o que a organização pretende entregar à população e alcançar no futuro, levando em conta as transformações da sociedade e do mercado de trabalho.

Edição especial da newsletter Por dentro da Máquina traz um balanço completo de 2024 e a agenda de 2025 no serviço público

Quando aplicado de maneira metodologicamente uniforme no setor público, o DFT desempenha um papel crucial ao fornecer diagnósticos sobre onde os esforços dos profissionais de uma organização estão concentrados, permitindo redirecioná-los de acordo com as prioridades de governo a cargo de cada órgão. Também influencia os processos de recrutamento, seleção, alocação e capacitação de pessoal, fornecendo informações objetivas para negociações sobre recomposição da força de trabalho, concursos públicos, contratações temporárias e movimentações de servidores.

Além disso, permite análises comparativas, tanto intraórgãos ao longo do tempo como entre órgãos num determinado momento, o que contribui para o aprimoramento das políticas de gestão de pessoas e para o funcionamento mais eficaz dos governos.

No caso brasileiro, o DFT já vinha sendo aplicado na administração federal desde 2016, mas, a partir de 2023, o MGI passou a apoiar a implantação da metodologia nos órgãos com mentoria especializada até a conclusão, priorizando órgãos da administração direta e com pedidos de concurso em andamento. Como resultado dessa mudança, houve um salto muito positivo na sua dinâmica de implementação.

Prova disso é que, enquanto entre 2016 e 2022, o Sistema de Dimensionamento de Pessoal (SISDIP)^[1] contava com apenas 29 órgãos e 150 unidades com DFT concluído, em 2023 esse número passou para 61 órgãos com 1.143 unidades dimensionadas, e em 2024, esse número atingiu 85 órgãos e 2.188 unidades com ciclo completo de DFT concluído. Isso significa uma evolução média de 5 unidades dimensionadas por órgão, entre 2016 a 2022, para 25 unidades por órgão, em 2024.

Para garantir a uniformidade e a eficácia do dimensionamento, o SISDIP oferece um banco de entregas em diversas categorias de serviços, compilado a partir da experiência de mais de 100 órgãos que já utilizaram a ferramenta, as quais podem ser adaptadas pelos usuários às necessidades de suas equipes. Isso permite uma análise abrangente, indo além dos dados quantitativos e considerando o contexto organizacional, tecnológico e as competências mais relevantes.

É nesse ponto que a alta gestão tem a oportunidade de verificar a aderência das entregas informadas por suas unidades administrativas com suas metas e atribuições sob uma perspectiva estratégica, vale dizer: sua real contribuição para os resultados almejados pelo órgão. A partir dessa análise, uma série de decisões podem ser tomadas para uma melhor governança dos processos de trabalho, ações de planejamento e identificação de ações prioritárias a cargo de cada unidade, movimentação de pessoal, capacitação de equipes etc.

Até aqui o objetivo principal se concentrou na difusão da metodologia aos órgãos interessados. Além de 85 órgãos que tiveram pelo menos um ciclo completo de DFT concluído, outros 18 órgãos estão com o processo em andamento e já dispõem de unidades e entregas cadastradas no SISDIP, totalizando 103 órgãos que já foram capacitados e dispõem de acesso ao sistema.

Considerando apenas os 15 órgãos que rodaram o ciclo mais recente de DFT, iniciado em maio de 2024, a média de dimensionamentos incluídos no SISDIP passou para 165 unidades por órgão, vultuoso aumento em comparação com a média de apenas 5 unidades por órgão que se tinha até 2023. Essa ampliação de cobertura de unidades dimensionadas é um efeito direto da ação de mentoria implementada com os órgãos que aderiram ao DFT em 2024, o que possibilitou percentual relevante das unidades dos órgãos aderentes chegarem até o final do processo.

Doravante, o foco é efetivamente impactar o planejamento dos órgãos com a implementação do dimensionamento. A capacitação dos profissionais, essencial para a implementação bem-sucedida do DFT, foi o primeiro passo. A partir de agora o desafio é atuar juntamente com os órgãos para que o dimensionamento se torne prática institucionalizada, integrada ao planejamento anual de cada órgão, como forma de melhoria da governança de suas políticas e subsídio à gestão estratégica de pessoas.

Quer acompanhar os principais fatos ligados ao serviço público? Inscreva-se na newsletter Por Dentro da Máquina

Em síntese, os números demonstram um avanço significativo na implementação do DFT desde que essa nova abordagem passou a contar com maior apoio institucional, tanto por parte da SGP/MGI como dos órgãos envolvidos, para o que contribuíram seis novas ações estratégicas direcionadas à sua institucionalização como instrumento principal de planejamento da força de trabalho.

São elas:

1. Utilização do DFT como critério para novas autorizações, provimentos e alocação de servidores;
2. Programa de mentoria em DFT;
3. Referenciais estratégicos e vinculação com o PGD;
4. Evolução do Sistema de Dimensionamento de Pessoal (SISDIP) ;
5. Novos produtos entregues com o DFT:
   1. Mapa de entregas represadas e demandas reprimidas;
   2. Perfis necessários nos órgãos por área de atuação;
   3. Plano de alocação de servidores;
   4. Plano de soluções para recomposição da força de trabalho;
6. Gestão do conhecimento em DFT.

Com essas entregas e parcerias, o DFT se consolida como uma ferramenta estratégica para aprimorar o planejamento e a gestão de pessoas, em especial a alocação de recursos humanos na APF, promovendo maior eficiência, eficácia, transparência, segurança e capacidade de resposta dos governos às necessidades da sociedade.

Autores:

Pela Secretaria de Gestão de Pessoas do Ministério da Gestão e Inovação em Serviços Públicos participaram da elaboração deste artigo: José Celso Cardoso Jr (secretário de Gestão de Pessoas), Lorena Fonseca de Medeiros e Diego Tannus Dorea, ambos da equipe de coordenação do DFT na SGP/MGI