Como otimizar recursos através da eficiência na gestão imobiliária

Atualmente, toda e qualquer situação que possa ser explorada como meio de reduzir custos operacionais é vista com bons olhos pela alta liderança e investidores nas empresas.

Neste cenário, a gestão imobiliária pode e deve desempenhar papel estratégico na economia operacional das empresas, especialmente em setores onde imóveis representam uma parcela significativa das despesas operacionais. Com uma abordagem organizada e focada na eficiência é viável não só reduzir custos como também criar valor de longo prazo.

Conheça o JOTA PRO Poder, plataforma de monitoramento político com informações de bastidores que oferece mais previsibilidade para empresas

Assim, a área de gestão imobiliária (real estate) é parceira para o atingir objetivos financeiros dentro das companhias. Traçamos tópicos com o objetivo de estruturar o entendimento:

Avaliação de viabilidade para diferentes tipos de contrato

Uma gestão imobiliária eficiente começa através da análise de viabilidade dos diferentes tipos de contratos possíveis, como:

Aluguel: Avaliação de custos e benefícios em comparação com outras modalidades.
Built to Suit (BTS): Considerar o prazo do contrato, adequação às necessidades específicas do negócio e flexibilidade futura, além dos valores negociados no início e ao longo do prazo contratual. Nos contratos BTS, a premissa é a flexibilização do fluxo de caixa, que pode ser uma fonte de captação melhor que mercado financeiro ou capital dos sócios.
Aquisição: Analisar a valorização patrimonial, potencial de uso a longo prazo e retorno sobre o investimento.
Fundos Imobiliários: Explorar oportunidades de rentabilidade e diversificação do portfólio.
Comodato: Avaliar as vantagens financeiras e operacionais de um modelo sem custos diretos.

Essa análise detalhada ajuda a determinar a melhor solução para cada necessidade, garantindo alinhamento estratégico e otimização de custos.

Diagnóstico de ativos e contratos (portfólio imobiliário)

Para uma administração eficaz, é fundamental ter um entendimento detalhado do conjunto de propriedades imobiliárias disponíveis, o que envolve:

Localização, metragem e uso dos imóveis.
Condições contratuais (aluguéis, reajustes, garantias).
Responsabilidades tributárias e regulatórias.

Através de um mapeamento detalhado, é possível identificar oportunidades, como renegociações contratuais, realocação de espaços subutilizados e encerramento de contratos desvantajosos.

Relacionamento multidisciplinar da área

A gestão imobiliária funciona como um ponto de conexão entre diversas áreas da empresa, como:

Operação: Alinhar as necessidades do negócio com a disponibilidade e funcionalidade dos imóveis.
Facilities: Coordenar manutenções periódicas ou necessárias, melhorias e outras demandas operacionais.
Regulatório e Jurídico: Garantir que os contratos e operações estejam em conformidade com leis (lei de locações, por exemplo) e outros regulamentos.
Engenharia: Apoiar o planejamento de obras, reformas e projetos de adaptação.

O relacionamento integrado promove sinergias entre os departamentos e otimiza os processos, criando uma visão unificada e colaborativa.

Obras de melhoria e conservação

Além do relacionamento multidisciplinar da gestão imobiliária, manter os imóveis em boas condições é essencial para garantir sua funcionalidade e valor de mercado. Em parceria com a área de engenharia, a gestão imobiliária pode apoiar:

No planejamento e execução de obras de conservação, como reparos estruturais, pintura e manutenção de sistemas elétricos e hidráulicos.
Investir em melhorias que aumentem a eficiência, como adaptações para acessibilidade, modernizações ou expansão de espaços.
Realizar adequações que atendam às necessidades operacionais específicas da empresa.
Manter o contato direto com os proprietários para que as obras ocorram de forma sinérgica e parceira.

Essas ações asseguram que os imóveis estejam preparados para atender às demandas atuais e futuras.

Renegociação de contratos

Renegociar contratos é uma das estratégias mais eficazes de redução de custos. Com base em dados de mercadológicos e nas necessidades reais da empresa, é possível:

Alinhar valores locatícios condicionados aos preços da região e do mercado.
Alterar prazos ou condições de pagamento.
Negociar cláusulas rescisórias pouco vantajosas.

A relação entre locadores e locatária (empresa) deve ser pautada pela transparência e cordialidade, gerando uma relação de confiança. Com isso, ao ser colocado à mesa dados de mercado, a possibilidade de negociação pode ser amplificada.

Outro ponto relevante para condução destes processos, é avaliar o contexto econômico dos índices inflacionários (como por exemplo, os índices de reajuste mais utilizados nos contratos de locação – IGP-M e IPCA). O índice mais equilibrado e menos sujeito às variações políticas, econômicas e de mercados internacionais (commodities) é sempre a opção mais razoável.

Gestão de seguros e garantias

A área de gestão imobiliária também desempenha um papel crucial no apoio ao controle de seguros e na administração de garantias contratuais, garantindo proteção e segurança jurídica para a empresa. Isso inclui:

Seguros patrimoniais: Gerenciar a cobertura adequada para os imóveis da empresa, protegendo contra riscos como incêndios, desastres naturais e outros danos estruturais.
Seguros complementares: Pode oferecer o suporte na administração de apólices como seguro de MMU (Máquinas e Equipamentos), estoques e responsabilidade civil geral (RCG).
Garantias contratuais:
- Avaliar os diferentes tipos de garantias disponíveis, como seguro fiança, carta de fiança bancária ou caução, buscando sempre a opção economicamente mais viável para empresa. No contexto atual, buscamos incluir a fiança como modelo de garantia contratual.
- Apoiar o time de Suprimentos as melhores condições com fornecedores e corretoras, equilibrando custo-benefício e segurança para a empresa.
- Monitorar o cumprimento dos prazos e requisitos das garantias, assegurando a conformidade contratual e mitigando riscos financeiros ou legais.

O suporte integrado fortalece a proteção dos ativos e operações da empresa, além de garantir maior controle sobre contratos e obrigações.

Otimização de espaço subutilizados

Espaços subutilizados podem representar custos operacionais desnecessários. A gestão imobiliária, juntamente com os times operacionais constantemente devem analisar espaços que podem ser compactados ou compartilhados com outras áreas em unidades.

Para isso, a parceria entre departamentos, como engenharia e arquitetura, é fundamental para traçar análises e levantar possibilidades de layouts operacionais mais eficientes, com o objetivo de reduzir custos.

Sistemas de gestão imobiliária

A utilização de planilhas de Excel na gestão dos processos imobiliários é útil. No entanto, ao utilizarmos da tecnologia como meio de garantir a eficácia na gestão imobiliária pode ser relevante para gerir todos os ativos.

Essas ferramentas podem suportar análises e dashboards executivos, além de ser uma aliada na notificação de pagamentos, reajustes e outros dados relevantes para gerenciamento dos ativos. Em resumo, as ferramentas ajudam a:

Centralizar informações e melhorar a tomada de decisão.
Automatizar processos como pagamentos, vencimentos, auditorias e compliance.
Monitoramento de indicadores de desempenho (KPIs), como custo por metro quadrado ou índice de ocupação.

ESG na gestão imobiliária

Investir em sustentabilidade pode trazer ganhos financeiros e reputacionais. Ações como substituição de lâmpadas por LED, instalação de sistemas de energia solar ou reaproveitamento de água ajudam a reduzir contas mensais e alinham a empresa às demandas ESG.

Esses processos podem ser alinhados com os times de facilites, manutenção e engenharia, gerando eficiência energética e operacional, reduzindo custos nas unidades.

Além disso, é importante realizar análise complexa e detalhada dos imóveis (por exemplo, através da matrícula atualizada ou CRI) e locadores (avaliação do fornecedor com o time de suprimentos).

Estas análises contribuem para que o ativo esteja sempre em conformidade regulatória e operacional.

Monitoramento contínuo e revisões periódicas

A gestão imobiliária eficiente não deve ser um processo pontual, mas contínuo. Estabelecer revisões periódicas permite:

Identificar novas oportunidades de economia.
Adequar estratégias às mudanças mercadológicas
Evitar a subutilização dos ativos imobiliários.

Portanto, empresas que adotam a gestão imobiliária eficiente conseguem atingir resultados tangíveis e intangíveis, além de:

Melhorar a experiência dos colaboradores com espaços otimizados.
Gerenciar eficientemente seus ativos, gerando produtividade.
Alinhar operações às práticas de sustentabilidade.

Por fim, a gestão imobiliária deve ser avaliada como um motor para a eficiência e inovação nas organizações, com impacto positivo em suas unidades, na sustentabilidade e na reputação organizacional. Quando os imóveis deixam de ser vistos como meros custos fixos e passam a ser tratados como ativos estratégicos, o potencial de transformação é enorme.

Transformar a área imobiliária em uma fonte de vantagem competitiva requer visão, planejamento e execução disciplinada. Os resultados vão muito além da economia financeira: é criado um ambiente mais preparado para os desafios do futuro e geração de valor para a empresa e a sociedade.